Qué es y cómo crear la firma digital

La firma digital, cada vez más demandada para firmar documentos electrónicos, es una firma electrónica (más avanzada y segura) que permite cumplir con requisitos legales y normativos. Ofrece seguridad respecto a la identidad del firmante y la autenticidad de los documentos. Si no dispones de firma, te decimos cómo crear la firma digital.

Qué es la firma digital

Para utilizar la firma digital, se emplea un ID digital basado en un certificado que emite una autoridad o proveedor acreditado. Así, cuando firmamos un documento de manera digital, la identidad de la firma está vinculada a una persona física (el firmante), de forma exclusiva.

Dicha firma se asocia al documento mediante cifrado y todo se verifica con la tecnología «infraestructura de clave pública». Este sistema permite la ejecución de operaciones criptográficas, como es el caso.

Cómo crear la firma digital

Lo primero a tener en cuenta es que para que la firma digital sea veraz, tiene que ir acompañado de un certificado y una clave pública que garantice su veracidad.

1.- Disponer de certificados digitales

El primer paso sería contactar con una de las autoridades competentes que emitan los certificados digitales. Reserva cita, desplázate hasta sus oficinas (deben corroborar la veracidad de los documentos entregados) y te entregarán el certificado en mano. Uno de los certificado más conocidos sería el DNI electrónico, el cuál también te puede ayudar a firmar de manera digital algún documento.

2.- Capturar la firma

Una vez tengas el certificación, se pasa a la captura de la firma. Existen multitud de programas en el mercado que ayudan a digitalizar tu firma (es posible que incluso la autoridad que dispense el certificado digital te proporcione un listado).

Para añadir seguridad al proceso, cabe mencionar que estos programas crean y reproducen la firma utilizando la técnica de criptografía asimétrica, permitiendo la identificación de la persona que firma, de esta forma se permite garantizar la integridad del contenido y detectar cualquier modificación posterior.

3.- Ya puedes añadir tu firma a los documentos

Con esto ya estaría completo el proceso de crear una firma digital. Ahora, dependiendo de si trabajas en Word, Excel o en PDF, tendrás que añadir la firma al documento de una manera u otra.

Beneficios de la firma digital

¿Por qué es necesario crear una firma digital? Los beneficios son muchos, sobre todo en el ámbito profesional. Aunque también en el personal. Te contamos algunos:

• Ahorro de tiempo. Cualquier persona, ya sea de forma personal o como representante de una empresa, pueden firmar los documentos desde su móvil, tablet u ordenador en ese mismo momento. Esto también se traduce en un ahorro de tiempo, tanto de espera como de desplazamientos.

• Mayor transparencia en los procesos. La firma digital ayuda a mejorar la transparencia en los procesos por la seguridad implícita de la propia firma.

• Agilidad y eficacia. Todo este ahorro de tiempos y mayor transparencia, acaba repercutiendo en mayor agilidad y eficacia de los procesos, favoreciendo la relación con clientes y proveedores.

• Más sostenible. Este método de autenticación colabora claramente con el ahorro de papel y de la electricidad de manera considerable, puesto que ya no es necesario imprimir y escanear documentos.

• Mayor control. En cuanto a las empresas, todos los documentos están centralizados en la plataforma del proveedor elegido y/o en la nube, facilitando, de esta forma, el acceso a los departamentos que los utilizan: marketing, finanzas, cuentas, etc.

• Ofrece mayor flexibilidad, ya que permite trabajar y firmar desde cualquier lugar.

• Mayor garantía al impedir utilizar el documento firmado de manera ilícita, o a la falsificación de este.